Çalışanlarımız şirket sırlarımızı başkalarına söylüyor mu? Müşterilerle telefonla nasıl konuşuyor ? Çocuklarımız kimlerle arkadaşlık yapıyor. Arkadaşlarıyla neler konuşuyor ? Saatlerce internette ne yapıyor ? Cep telefonunu elinden düşürmüyor, kimlerle neler konuşuyor ?
Gelişen teknoloji ile insanların birbirlerine ulaşmaları artık çok kolay, teknolojinin bir çok faydası olmakla birlikte, teknolojinin bilinçsizce kullanılması başımıza bir çok iş açması da olası. Sosyal medya bazen bizleri daha sert mesajlar yazmak konusunda güdülüyor bu mecralarda yaptığımız paylaşımları özenle seçmeli, kanunlarımıza aykırı olup olmadığını bilinciyle hareket etmeliyiz. Etrafta dolaşan bir çok yalan haberin gerçekliğini sorgulamadan yaptığımız paylaşımlar suça ortak olmamıza sebep olabilir. Bununla beraber çalışanlarımızı veya çocuklarımızı denetlememiz de zorlaşmaktadır. Özellikle ebeveynlerin teknolojiye çocuklarından daha az yatkın olmaları nedeniyle internette neler yaptığı, nasıl arkadaşlar edindiği sorusu akıllarını kurcalar durur. Şirket çalışanları için de durum aynı çalışanlarımız müşterilerle olan ilişkilerinde nasıl bir tarz ve üslup kullanıyor. Diğer çalışanların performanslarını etkileyecek iş yavaşlatma vb. eylemler gerçekleştiriyorlar mı? Şirket sırlarımızı bir başka kişilerle paylaşıyorlar mı? Bu tür sorular hepimizi içten içe kemirir. Bir firma ziyaretim sırasında yanlarında 10 yıldır plasiyer pozisyonunda çalışan bir kişinin 10 yıl boyunca şirketin mallarını depodan alması gerektiğinden fazla aldığı ve kendi hesabına sattığını tespit etmişlerdi. Yalnızca personeli işten çıkarabildiler. Bu süre içerisinde çalışanın yaptığı hırsızlık yanına kar kaldı. 10 yıl boyunca durumun tespit edilememesi firmanın bir iç denetim mekanizmasına sahip olmadığını açıkça gösteriyor. Durumun tam tersi kargo acenteliği yaptığım dönemde çalışanlarımdan birinin müşteriye teslim etmesi gereken elektronik ürünlerin içerisinden iki adetini aldığını ve satmaya çalıştığını tespit ettik. Çünkü şirket içerisinde araç takip sistemi, kargo ölçüm tartım yapan aktarma merkezi ve barkodlar yardımıyla her aşamada zimmet sistemi vardı. Bulmamız yalnızca birkaç saatimizi aldı. Şirketlerimizde çalışanlarımıza güvendiğimizi hissettirmemizin ne kadar önemli olduğunu bilirim. Bununla beraber elektronik ve yazılım teknolojilerinin getirdiği imkanları sonuna kadar kullanılmasının bazı durumlarda zorunlu olduğu kanaatindeyim. Bunu gerek iç denetim aracı olarak gerekse başarılı ve başarısız çalışanları ayırt etmek, kendi big datamızı oluşturmak aksaklıkları hızlıca tespit etmek açısından da kullanılması gerekir.
ARAÇ TAKİP SİSTEMLERİ
Arvento, filoturk, rota gibi araç takip sistemlerini araçlarınıza yerleştirerek internet siteleri üzerinden araçların nerelere gittiği nerelerde kaç dk durduğu gibi bilgilere ulaşabilirsiniz.
CEP TELEFONU DİNLEME SİSTEMLERİ
mSpy, highstermobile, flexispy, PhoneSheriff, Spybubble gibi casus yazılımları cep telefonlarına kurarak telefonun ne zaman, nerede olduğu, konuşma ses kayıtları, mailler, basılan tuş kaydetme, whatsapp görüşmeleri, hatta telefonun bulunduğu ortamı dinlemek mümkündür. Bu program sayesinde çocukların ve çalışanların her daim ensesinde olunabilir.
GOOGLE MY ACCOUNT
Google Gmail hesabımız üzerinden bizlerin arama kayıtları, harita üzerinde bulunduğumuz konumları, gmail hesabımızı hangi telefonlarda kullandığımızı, cep telefonlarında kullanılan uygulamaları, sesli arama ve ses komutlarını, youtube da izlenen videoları, kaydeder. Gmail şifresiyle oturum açıldığında bu bilgilere kolaylıkla ulaşılabilir. Aynı zamanda sizleri ve çocuklarınızı rahatsız edebilecek Google reklamlarını da bu bölümden kaldırabilirsiniz.
İÇ DENETİM SAĞLAYACAK YAZILIMLAR
Firmanızın şirket içi ve müşterilerle olan iletişimlerinizi düzenleyebileceğiniz bulut destekli yazılımları firmanıza entegre ederek çalışanlarınızın bu yöndeki faaliyetlerini denetleyebilir, raporlama ve ölçümleme yapabilirsiniz. Bu noktada bizler gibi bir yazılım firmasından destek alabilirsiniz.
Tüm bu anlatılan yazılımların yasal çerçevelerini araştırmak sizin sorumluluğunuzdadır. Lise1 de okuyan kızının sigaraya başladığını öğrenen bir anneye cep telefonu izleme yazılımını tavsiye ettiğimde,” ben kızıma güveniyorum, sorduğumda doğru cevaplar verdiğini düşünüyorum, onun hayatına çok fazla müdahale etmek istemiyorum” şeklinde bir dönüş yapmıştı bu durum gerçekten beni mutlu etmişti. Yazılımları kullanmaya başlamadan önce, kullandığınızı öğrenen sevdikleriniz veya çalışanlarınızın sizlere karşı oluşabilecek güven problemini de dikkate almanızı öneririm.